Styrdokument för hantering av programvaror och licenser vid Göteborgs universitet

En korrekt hantering av programvaror och licenser är av stor betydelse för leverantörers men även allmänhetens förtroende för Göteborgs universitet som myndighet. Statskontoret angav 2007 i rapporten Statliga myndigheters hantering av programvarulicenser 2007:11 sju grundläggande krav som bör gälla för att en myndighet skall anses ha en acceptabel nivå i hanteringen av programvaror och licenser. Rapporten gjordes på uppdrag av regeringen. I ESV:s årliga enkät kring ekonomiadministrativa värden och programvarulicenser hänvisar ESV bl.a. till Statskontorets rapport.

Enligt Statskontorets rapport förväntas en myndighet:

1. att ha någon form av licensregister.
2. att kunna styrka sitt licensinnehav.
3. att ha personer utsedda med uppgift att se till att  myndigheten har erforderliga licenser.
4. att ha en dokumenterad policy (regler/riktlinjer) för licenshanteringen.
5. att informera anställda och studerande om gällande regler och ansvar.
6. att ha kontroll över utnyttjandet av programvara via installationskontroll och/eller inventering av datorer.
7. att enbart ge särskilt utsedda personer tillåtelse att installera programvaror och system.

Universitetets styrdokument

Statskontorets sju krav utgör en viktig utgångspunkt för universitetets licensverksamhet och har legat till grund för framtagandet av tre styrdokument för licensverksamheten om vilka rektor fattade beslut 2012-12-18.

Svenska versioner:

1. Policy för nyttjande och hantering av programvaror och programvarulicenser
2. Regler för nyttjande och hantering av programvaror och programvarulicenser (reviderad 2015-03-10)
3. Handläggningsordning för gemensam licenssamordning (reviderad 2015-03-10)

Engelska versioner: 

1. Policy for use and management of software and software licences
2. Rules for use and handling of software and software licences
3. Administrative procedures for joint licence coordination

• Rektors beslut finner du via denna länk
• Universitetsdirektörens beslut om revidering april 2015
  

Göteborgs universitets gemensamma licensverksamhet arbetar kontinuerligt med att förbättra hanteringen av programvaror och licenser. En mycket väsentlig del i detta arbete är införskaffandet av s.k. sitelicenser och campuslicenser då dessa vanligen gör den totala inköpskostnaden lägre, förenklar hanteringen samt bättre säkerställer ett korrekt licensinnehav. Som ett resultat av detta strategiska arbete har Göteborgs universitet idag runt 20 sådana avtal för olika programvaror.

Elena Haglund
It-tjänsteansvarig
Licensverksamheten