Ansvarsförhållanden för licenshantering
Nedanstående ansvarsförhållanden gäller för Göteborgs universitets och Chalmers verksamheter för den samordnade licensverksamheten.
Ansvarsförhållanden för licenshantering
Nedanstående ansvarsförhållanden gäller för Göteborgs universitets (GU) och Chalmers verksamheter gällande den samordnade licensverksamheten.
För GU:s del vilar dessa ansvarsförhållanden på de styrdokument som finns publicerade i licenswebben.
Prefekt/motsvarande ansvarar för att:
- verksamheten efterlever lagar och förordningar vad gäller licensbelagd programvara samt att lärosätets licenspolicy, licensregler, handläggningsordning eller motsvarande beträffande hantering av licensbelagd programvara efterlevs och därmed att olovligt utnyttjande av programvaror förebyggs vid institutionen/motsvarande.
- följa de förändringar i rutiner, licenspolicy, licensregler, handläggningsordning etc som publiceras i GU:s och Chalmers gemensamma licenswebb http://licenser.gu.se/
- person(er) utses till rollen som lokalt licensansvarig(a) för institutionen/motsvarande, samt att de innehar de särskilda kunskaper och avsatt arbetstid som är nödvändig för uppgiften.
- lokalt licensansvarig(a) följer anvisningar och rutiner för hämtning, installation, rapportering och inköp av programvara.
- lokalt licensansvarig(a) löpande får nödvändig kompetensutveckling för uppdraget.
- eventuella administrativa avgifter betalas till den gemensamma licenssamordningen.
- byte av lokalt licensansvarig inrapporteras då befintlig avslutar sitt uppdrag. Detta görs via i licenswebben via särskild webbapplikation.
- konto för lokalt licensansvarig(a) sägs upp då kontot ej längre skall användas. Detta görs via meddelande till licensadmin@gu.se.
- verksamheten är medveten om att illegal kopiering eller olovligt utnyttjande av programvara alternativt medhjälp till sådan handling är olagligt och kan därmed ge straffrättsliga påföljder.
Lokalt licensansvariga ansvarar för att:
- hantera personligt id och lösenord inom licensverksamheten på ett säkert sätt.
- följa de instruktioner som publiceras i licenswebben.
- rapportera och beställa programvara/licenser via fastställda beställningsrutiner.
- vid särskilda behov hämta programvara från central programserver och installera i datorer inom institutionen (installationer i DAFGU-/CDA-datorer sker via särskilda verktyg). Manuella installationer inom GU utförs normalt av IT-enhetens tekniker.
- programvaruinstallationer inte görs tillgängliga utan kontroll.
- hålla register över installerade programvaror i enlighet med de instruktioner som finns i licenswebben i de fall programvaran ej omfattas av site-/campuslicens.
- utgöra institutionens kommunikationskanal vad gäller licenser/programvara. Sköter kommunikation med den gemensamma licenssamordningsfunktionen, Licenskommittén, leverantörer och datoranvändarna på den egna institutionen/motsvarande.
- uppdatera uppgifter om ansvarsställe/projekt, beställar-ID, faktura- och leveransadress, telefonnummer och epostadress m.m. i gemensamt register över licensansvariga. Detta görs via särskild webbapplikation i licenswebben.
- tillsammans med prefekten/motsvarande ansöka om byte av licensansvarig då befintlig licensansvarig avslutar sitt uppdrag. Detta görs via särskild webbapplikation i licenswebben. Skall kontot ej behållas skall det sägas upp via meddelande till licensadmin@gu.se.
- vid byte av licensansvarig instruera ny lokalt licensansvarig om verksamheten samt överlämna register över licensinnehav etc.
Support
- De flesta svar på frågor kring licenshanteringen finns i den gemensamma licenswebben. Därefter kan de lokalt licensansvariga kontakta licensverksamheten inom respektive lärosäte via epostadresserna licensadmin@gu.se (GU) eller licadm@chalmers.se (Chalmers).
- Supportnivån i de gemensamma licensavtalen varierar. Gällande supportnivå anges i licenswebben.
Licensverksamheterna vid GU och Chalmers ansvarar för att:
- hantera verksamhetens önskemål om nya licensavtal.
- teckna och följa upp gemensamma licensavtal.
- tillse att verksamheterna på bästa sätt efterlever programvaruleverantörernas krav på licenshantering.
- information om licensierade programvaror och licensvillkor finns tillgänglig för samtliga användare inom GU och Chalmers.
- åt licensansvariga och IT-tekniker tillhandahålla de programvaror som omfattas av lärosätenas avtal via särskild programvaruserver samt för studenter och övriga anställda i särskilda nerladdningstjänster.
- upprätthålla register över licensansvariga inkl administration av konton.
- upprätthålla register över de installerade programvaror som den gemesamma licenverksamheten ansvarar för.
Kostnader
För GU:s del tas kostnader för den gemensamma licensverksamheten och gemensamma licensavtal via den årliga IT-fakturan. licenser, beställningar, fakturering, rapportering till programvarutillverkare samt tillhörande support och information.
